پرسشی که ممکن است برای بسیاری از افراد مطرح باشد این است: مدیریت پروژه چیست و چه حوزه‌هایی را شامل می‌شود؟
مدیریت پروژه به شکل امروزی خود از حدود دهه 1950 شکل گرفت، زمانی که ابزارها و تکنیک‌های بنیادینمدیریت پروژه مانند روش مسیر بحرانی (Critical Path Method یا CPM)، ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure یا WBS) و تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (Program Evaluation and Review Technique) ایجاد شدند.
بااین‌حال، ریشه‌های مدیریت پروژه به سال 1896 برمی‌گردد، زمانی که کارول آدامیکی (Karol Adamiecki)، هارمون‌گرام (Harmonogram) را ایجاد کرد که الهام‌بخش نمودار گانت (Gantt Chart) بود. نمودار گانت در سال 1910 توسط هنری گانت ایجاد شد و همچنان یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود.
بر اساس PMBOK، مدیریت پروژه شامل ۱۰ حوزه دانش است که در تمامی مراحل پروژه باید مدیریت شوند. این حوزه‌ها عبارتند از: مدیریت محدوده برای تعریف وظایف و تحویل‌ها، مدیریت زمان‌بندی برای ایجاد و پیگیری برنامه پروژه، مدیریت مالی و حسابداری برای برآورد و کنترل بودجه، مدیریت کیفیت برای تضمین تطابق تحویل‌ها با استانداردها و مدیریت منابع برای تخصیص نیروی کار، مصالح و تجهیزات.
همچنین مدیریت پروژه شامل مدیریت ارتباطات برای تنظیم دستورالعمل‌های ارتباطی، مدیریت ریسک برای شناسایی و کاهش ریسک‌ها، مدیریت تدارکات برای تامین منابع و همکاری با تامین‌کنندگان، مدیریت ذینفعان برای هماهنگی انتظارات و تاثیرات آن‌ها و مدیریت یکپارچگی برای ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف پروژه است. این حوزه‌ها نقش کلیدی در موفقیت پروژه دارند.
مدیریت مالی و حسابداری یکی از ارکان اصلی مدیریت در پروژه‌ها بوده و مدیران پروژه باید توجه ویژه‌ای به مباحث مدیریت مالی و حسابداری در پروژه‌ها داشته باشند. اما با وجود اهمیت این موضوع، متأسفانه بسیاری از افراد بر این باورند که مدیریت مالی و حسابداری پروژه‌های صنعت ساخت باید همانند دیگر پروژه‌ها پیاده‌سازی و مدیریت شوند، اما در واقعیت این‌گونه نیست!
صنعت ساخت به دلیل ساختار پیچیده، ماهیت متفاوت و ریسک‌های بسیار بالاتر نسبت به سایر صنایع، به یک سیستم مالی و حسابداری اختصاصی و یکپارچه نیاز دارد. این سیستم باید توانایی ادغام بخش‌های حسابداری، هزینه و مالی را داشته باشد و در عین حال با الزامات حقوقی و قراردادی، به‌ویژه در حوزه مدیریت اسناد و مدارک، سازگار باشد. چنین ساختاری نه‌تنها در تدوین لوایح تأخیرات و مدیریت ادعاها به‌طور مؤثر عمل می‌کند، بلکه به افزایش شفافیت و کارایی در پروژه‌های ساخت کمک می‌کند.
نادیده‌گرفتن این ضرورت‌ها می‌تواند پیامدهای جدی مانند شکست پروژه‌ها و حتی ورشکستگی سازمان‌های پروژه‌محور را به همراه داشته باشد. شاید به همین دلیل است که نرخ ورشکستگی در صنعت ساخت به‌طور قابل‌توجهی بالاتر از سایر صنایع است.
1. دلایل شکست شرکت‌های فعال در صنعت ساخت
بر اساس گزارشی منتشرشده از سوی دفتر اطلاعات اطمینان (مسئول جمع‌آوری اطلاعات مربوط به اوراق ضمانت)، شش نشانه هشداردهنده اصلی شناسایی شده است که می‌توانند مشکلات مالی برای سازمان‌های فعال در صنعت ساخت ایجاد کنند:
– سیستم‌های مدیریت مالی ناکارآمد: شرکت‌های ساخت اغلب فاقد سیستم‌های مالی مناسب هستند و استراتژی‌های مالی آن‌ها به‌درستی طراحی یا اجرا نشده است.
– استفاده بیش‌ازحد از وام‌های بانکی: اخذ وام‌های مازاد و ایجاد بار مالی بیش از ظرفیت سازمان، باعث افزایش خطرات اعتباری می‌شود.
– برآورد و گزارش‌دهی ضعیف هزینهها: اطلاعات ارائه‌شده در دفاتر کل هزینه پروژه (Job Cost Ledger) ناکافی یا نادرست بوده و در زمان و ساختار مناسب ارائه نمی‌شوند.
– تکنیک‌های ضعیف مدیریت پروژه: روش‌های مدیریت پروژه در این صنعت اغلب ناقص بوده و با الزامات خاص پروژه‌های ساخت سازگاری ندارند.
– نبود طرح‌های تجاری جامع: شرکت‌ها معمولاً به برنامه‌ریزی دقیق پیش از شروع کار متکی نیستند، که منجر به اجرای پروژه بدون تفکر استراتژیک می‌شود.
– ارتباطات ناکارآمد: نبود جریان مناسب و مؤثر اطلاعات و ارتباطات درون‌سازمانی یکی از دلایل مهم شکست پروژه‌ها و ورشکستگی شرکت‌ها محسوب می‌شود.
2. دیگر دلایل شکست پروژه‌های ساخت
مطالعات مشابه توسط محققین نشان داده است که عوامل زیر نیز نقش قابل‌توجهی در شکست پروژه‌ها دارند:
– دلایل مالی: بیش از60 درصد شکست پروژه‌ها و پیمانکاران به مشکلات مالی مربوط می‌شود.
– عوامل کلان اقتصادی و بلایای طبیعی: حدود 25 درصد شکست‌ها ناشی از این عوامل است.
– مدیریت ضعیف پروژه و سازمان: حدود 8 درصد شکست‌ها به ضعف در مدیریت پروژه و سازمان مرتبط است.
– مسائل داخلی کسب‌وکار: حدود 4 درصد شکست‌ها ناشی از درگیری‌ها و مشکلات درون‌سازمانی است.
– شرایط بازار: حدود 3 درصد شکست‌ها به تغییرات و نوسانات بازار مرتبط می‌شود.
موارد فوق نشان می‌دهد که مدیریت مالی و استراتژیک، همراه با برنامه‌ریزی مناسب و ارتباطات مؤثر، از ضروریات حیاتی برای کاهش ریسک شکست در صنعت ساخت است. در غیر این صورت، احتمال ورشکستگی به‌شدت افزایش می‌یابد.
از این‌رو، برای مدیریت صحیح مالی و حسابداری و کنترل هزینهها در سازمان‌های پروژه محور، لازم استاستاندارد رویه‌ای را فرا بگیریم. استاندارد رویه‌ای که به صورت جامعی در دوره مدیریت مالی، حسابداری و هزینه در پروژه‌ها به آن پرداخته شده و در یک فرایند کاملا ساختار یافته، این مبانی را به شما آموزش می‌دهد تا بتوانید تمامی این مکانیزم را در سازمانتان پیاده‌سازی نمایید. ساختاری که به کمک آن بتوانیدکمی‌سازی مالی تاخیرات پروژه را انجام داده و احتمال رد شدن لایحه‌های خسارات ارائه شده را نیز کاهش دهید.
به دلیل ویژگی‌هایی که خاص پروژه‌های صنعت ساخت است، مدیران پروژه که در این صنعت فعالیت می‌کنند یکی از اصولی که حتماً باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند، یادگیری و پیاده‌سازی سیستم مدیریت مالی و حسابداری خاص شرکت‌ها و پروژه‌های صنعت ساخت است. همچنین با اصلاح سیستم مالی و حسابداری در سازمان‌ها، تا حد زیادی می‌توان از ورشکستگی و بروز مشکلات مالی جلوگیری نمود.
3. چگونه به یک متخصص مدیریت مالی و حسابداری پروژه تبدیل شویم؟
تبدیل‌شدن به یک متخصص در حوزه مدیریت مالی و حسابداری پروژه نیازمند ترکیبی از دانش تخصصی، مهارت‌های عملی و تجربه است. این مسیر شامل گام‌هایی است که فرد را به درک عمیق‌تر از جنبه‌های مالی پروژه‌ها و توانایی مدیریت مالی مؤثر هدایت می‌کند.
در نقشه‌راه جامع مدیریت ساخت مؤسسه مدیریت ساخت و پروژه علوی‌پور، دوره‌ای در سطح مهارت‌های سخت تحت عنوان مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه در پروژه‌ها و سازمان‌های پروژه‌محور طراحی و ارائه شده است. این دوره نه‌تنها ساختار مدیریت مالی و حسابداری پروژه‌ها را به‌طور جامع و اجرایی آموزش می‌دهد، بلکه به‌طور کامل به یکپارچگی این ساختار با فرایندهای برآورد هزینه، کنترل و مدیریت هزینه و شبکه جریان نقدینگی می‌پردازد. همچنین مباحثی چون مدیریت اسناد و مدارک، تحلیل تأخیرات، مدیریت ادعا و مبانی حقوقی و قراردادی نیز در این دوره گنجانده شده است.
